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RESPONSABLE ACHATS

Acheteur, chef de service achats, ingénieur d’achats,…

Fonction

Le responsable achats négocie et conclut les achats de tout produit ou service nécessaire à la production de l’entreprise et à son bon fonctionnement, aux meilleures conditions de qualité, prix et délais.

ACTIVITES ET PERFORMANCES

Activités principales

Selon la taille et l’organisation de l’entreprise, il assure tout ou partie des activités suivantes :

1. Spécifier les besoins des services internes et de la production et élaborer avec rigueur le cahier des charges des fournisseurs :
- Définir le coût de revient maximum par rapport au prix de vente des modèles ;
- Cumuler les coûts de pièces et de temps d’après la nomenclature provisoire du prototype avec un taux d’inconnu, d’après l’expérience et les autres modèles ;
- Proposer des modifications pour modifier le prototype et réduire son prix de revient.

2. Négocier avec chaque fournisseur des quantités prévisionnelles de produits aux meilleures conditions de qualité, prix et délais en tenant compte des objectifs techniques et commerciaux 
- Définir les conditions de commande, livraison, paiement,… et établir un contrat d’achats en prenant toutes les garanties techniques, économiques et juridiques nécessaires.

3.Rechercher de nouveaux fournisseurs susceptibles de répondre aux impératifs de coûts, délais et quantités pour les investissements, produits, services :
- Prospecter les marchés, s’informer sur les nouveaux fournisseurs potentiels via les salons, magazines et bases de données, actualiser sa base d’informations ;
- Mettre les fournisseurs enconcurrence en gardant au minimum 2 à 3 fournisseurs d’après les critères fournis par la Direction.

4.  Suivre les fournisseurs et résoudre les problèmes ou litiges :
- Recueillir en production les informations nécessaires au suivi des fournisseurs et aux calculs à venir ;
- Suivre l’exécution du contrat et relancer afin de réduire les erreurs de livraison ;
- Contrôler les marchandises livrées et leurs conditions de transport ;
- Contrôler les factures et régler les litiges.

5. Rendre compte à sa Direction, anticiper les besoins et proposer des améliorations.

Conditions de réalisation : équipe , équipement, documents…

Travail en équipe important avec les approvisionneurs, la production, le bureau des méthodes, les designers et la cellule création pour les nouveaux modèles.
Gestion de documents papier de moins en moins importante ; l’informatique, par contre, prend une place de plus en plus importante pour gérer la base de données fournisseurs, simuler les coûts de revient,..

Critères de performance

- Prix, qualité et délais des produits achetés ;
- Ni rupture de stocks ni sur-stocks ;
- Tableaux de bord actualisés.

CONDITIONS D'EXERCICE

Positionnement hiérarchique

Le responsable achats dépend le plus souvent de la Direction générale et dans certaines entreprises, il a la responsabilité d’une équipe d’approvisionneurs.

Responsabilité / autonomie, enjeux & risques

Il a la responsabilité complète de son secteur dans le cadre de la politique définie par la Direction. Il gère un budget important sur de très nombreuses références : bois, panneaux, quincaillerie ou encore publicité !

L’enjeu est d’assurer une meilleure rentabilité de la production en gagnant quelques points sur les matières premières.

Les risques sont les ruptures d’approvisionnements, un coût d’achat trop élevé ou une commande trop importante de matières, etc. Trouver le juste milieu est difficile.

Relations internes et externes

Relations internes : importantes avec les approvisionneurs, la production, le magasin pour la gestion des stocks ; avec les commerciaux pour établir les prévisions d’actions exceptionnelles (publicité).
Relations externes avec les fournisseurs.

Environnement de travail

Il travaille dans un bureau, avec un environnement très informatisé. Il se déplace très souvent vers les ateliers et les magasins. Ses déplacements extérieurs dépendent des visites aux fournisseurs et des salons.

COMPETENCES REQUISES

Compétences stratégiques

- Connaître le produit, les techniques de production pour pouvoir argumenter avec les fournisseurs, même sur les données techniques ;- Actualiser une base d’informations large sur un environnement évoluant très rapidement ;
- Négocier avec les fournisseurs : construire le cahier des charges, préparer un argumentaire achat, négocier les prix et les conditions, rédiger un contrat ;
- Négocier en interne entre la commercialisation, le bureau d’études et la production ; user de beaucoup de diplomatie, savoir affirmer ou imposer ses décisions ;
- Communiquer de façon claire et précise ;
- Gérer desstocks et déterminer le stock minimum d’après les prévisions et réalisations ;
- Evaluer les risques et décider grâce aux outils d’aide à la décision et aux priorités établies ;
- Respecter la législation concernant l’achat de produits et les contrats.

Compétences ressources et comportements / qualités

- Etre curieux des nouveautés, assurer une veille technologique et économique ;- Utiliser les nouvelles technologies de l’information ;
- Anticiper les évolutions et les besoins de l’entreprise ;
- Avoir de la rigueur dans ses calculs, commandes et suivis ;
- Avoir quelques connaissances en statistiques et en gestion ;
- Lire des plans et comprendre les techniques de production ;
- Maîtriser une/des langues étrangères et s’informer sur la culture du pays des fournisseurs ;
- Créer une relation de partenariat avec des interlocuteurs différents ;
- Maîtriser les outils bureautiques pour gérer au mieux ses activités ;
- Gérer les priorités.

ACCES A L'EMPLOI

Formation requise : initiale

Une formation spécifique achats est préférable en complément à une formation de niveau III, II ou I. L’accès est également possible avec un diplôme d’école supérieure de commerce ou de gestion.

Formation requise : continue

L’accès est aussi possible avec une expérience de bureau d’études, de production ou de service commercial avec des compléments en formation continue pour la négociation et la connaissance des produits et techniques de productions spécifiques.

Expérience requise pour être opérationnel

Il est nécessaire d’avoir déjà une bonne expérience dans une autre entreprise ou d’acquérir l’expérience auprès d’un autre acheteur pendant plusieurs mois (acheteur junior ou adjoint).

Evolutions possibles

Avec une bonne expérience, il est possible d’évoluer vers des postes de responsable commercial ou d’acheteur pour un secteur plus important.
Avec une adaptation au produit, l’acheteur peut être recruté dans n’importe quelle entreprise industrielle, de service ou de la grande distribution.